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毫无疑问，现代的保密工作离不开高科技方面的技术和设备，然而，其中最重要的仍然是管理。对此，昆明亭长朗然科技有限公司保密宣教设计专员董志军补充称：对于每家组织机构来讲，需要领导们管理的事务太多，因此，往往保密工作被委派给其中一位比较适合且擅长的领导来负责。
一、保密工作职责
总体来讲，分管保密工作的领导对保密工作负具体领导责任。其中包括：
1、及时组织传达、学习中央关于保密工作的方针、政策、指示、决定和党的保密纪律、保密法律法规以及上级保密委员会的工作部署和工作要求，部署贯彻实施和监督检查工作。
2、组织制定、实施保密工作规章制度和工作计划。
3、组织召开保密委员会会议，研究解决保密工作中的具体问题，向单位党委，党组、报告保密工作开展情况，将保密工作重大事项提交党委，党组、会议研究，组织落实党委，党组、关于保密工作的指示、决定。
4、组织开展保密工作宣教培训、保密监督检查、保密技术防护、泄密案件查处和考核表彰等工作。
5、其他应当履行的保密工作领导责任。
二、保密工作管理规范
1.及时研究和部署保密工作
(1)通过调研、听取汇报等方式全面掌握本单位的保密工作情况：知悉本单位保密工作的重点、难点。
(2)定期听取保密工作汇报，提出阶段性保密工作目标并对有关重要环节做出具体部署。
(3)对存在的疑难和重要问题组织调查研究并组织实施加强和改进的措施。
(4)对保密工作的相关文件、报告、总结、计划、会议纪要、审查审批事项等做出具体批示和要求。
2.对保密工作落实情况组织监督检查
(1)定期，组织、对保密工作阶段性目标完成情况进行监督检查。
(2)组织对疑难和重要问题的解决落实情进行监督检查。
(3)组织开展单位保密工作检查，并及时研究和解决发现的问题。
3.为保密工作机构履行职责提供保障
(1)采取多种措施及时解决保密工作机构履行职责时所遇困难，为保密工作的开展提供必要保障。
(2)关心支持保密工作人员，协调解决专、兼职保密干部工作、生活中的实际问题。
从媒体上，我们可以看到，有些保密工作的领导，虽然尽心尽力，尽职尽责，但仍然不幸遭遇失密泄密事件。科学地讲，保密工作难以做到万无一失，百分百不出事那不是实事求是的表现。但是出现事故后，领导也必须承担责任，如果平时严于要求自己，严格执行了保密工作管理规范，即可问心无愧。
在现实中，很多人会以“涉及秘密”或“保护隐私”为借口，拉帮结派、排斥异己，尤其在讲究关系的政商场合。当然，这也会带来“负作用”，比如处于竞争地位的“敌对”一方刻意躲避秘密，或者在工作中消极对抗。对此，昆明亭长朗然科技有限公司保密宣教专员董志军表示：尽管国家有完善的保密管理制度，然而很多时候“秘密”仍然被用于办公室政治斗争和商业竞争中的借口和武器，当然，这些所谓的“秘密”无疑是不良秘密甚至垃圾秘密，更会引发派系之间的信息争斗与隔离，对组织的一体化事业是有害的。
主体按照对自己有利的原则，产生秘密并实施保密活动，这可能是秘密的原始生态。虽然在某些情况下，因为没有统一的道德观念和价值标准，是非标准往往难以掌握，是非判断往往比较模糊，使我们无法进行明确的是非判断。比如，作为后来者，我们无法判定荆轲刺秦图穷匕见时的是与非：作为旁观者，我们也无法判定美俄心知肚明互派间谍的曲与直。但人类社会发展到现在，如果没有基本的评判标准，我们的行为往往会陷于是非曲直不分的泥潭，那将是最大的悲哀。如果个体不对秘密进行是非判断、社会不对秘密进行有效管理和约束，社会将处于混乱状态。
秘密主体都是按照自己的价值观和道德观，判断秘密的有用、无用和有益、有害，以趋利避害为原则实施自己的秘密行为。当一个主体实施对自己有利的保密行为时，可能对另一主体产生危害，但两者都以明确的是非标准，判断自己为“是”、对方为“非”，所以秘密便有了“是”与“非”、“善”与“恶”等性质上的区别。同时，在特定历史时期、社会制度、价值观念、利益关系条件下，总是有相应的道德与法律发挥规范作用，并成为我们判断是非的标准。所以，根据现行道德及法律法规的规范，对秘密主体、保密主体进行保密的初衷、过程、结果进行评判，所要保护的秘密又有了“合法”与“非法”以及“正义”与“邪恶”等原则上的区别。
秘密的是非区别，决定了保密行为的是非区别，也决定了相关主体的盛衰趋势。在任何条件下，我们都必须对秘密进行“是”与“非”、“合法”与“非法”等原则、性质上的判断，进而正确处理为什么保密、保什么密的问题。不分是非地保密，只会使我们在迷航中越走越远。
按照秘密实施后造成的最终结果，尤其是对秘密客体、宏观主体的存在、和谐与发展是否有利，还可以将秘密区分为健康秘密、垃圾秘密或优良秘密、不良秘密。保护和实施秘密最终结果的好与坏，取决于秘密主体使用秘密的目的是否正确、手段是否合理、结果是否良好。
比如，在我们的心目中，秦桧向来是以大奸贼的形象出现，他用阴险的手段残害忠良，被万世唾弃，但他也曾导演了一场秘密大戏，挽救了一场经济危机。他在当宰相时，都城临安市面铜钱匮乏，严重影响商品流通，造成货物大量积压。
临安知府知道这是官员和富商囤积所致，又苦无良策，只得向秦桧禀报。秦桧沉吟片刻，说这事不难办，让知府回去静候。知府一走，秦桧叫来财政部一名官员，清退左右，一本正经地说：“我刚接到圣旨，圣上准备改变钱法，现行铜钱一律废止。你回去要预做准备，不日圣旨就到。”临走时特意嘱咐说，这是国家大事，切记保密。
这名官员承蒙宰相单独召见，又委以重任，十分高兴。静下心来，想到自己存有大量铜钱，得赶快出手，否则就亏大了。于是找来干练手下，让他们拉着铜钱上街，买什么都行，只要把铜钱花出去就行。接着又想起自己的亲朋好友，赶忙派心腹通风报信，并再三叮嘱保密。结果不出半天，街上车马骤增，到处都是抢购的人，商家都不知道用什么盛铜钱好。
第二天，临安知府满面喜色前来向秦桧报告，市场上铜钱堆积如山，交易已恢复正常，并请教用什么法术，一夜间让市场上冒出那么多铜钱，秦桧微笑道：“无他，小道消息而已。”
秦桧做的对吗？在这件事上，从结果论看，似乎无可厚非。更进一步看，这也暴露出保密工作的不足，该位官员无疑利用该虚假“秘密”谋私，搞几次这样成功的小道消息“间谍”活动，以后大宋啥都没法保密了，甚至会引来“狼来了”的极端效应。
具备的秘密和缺失的秘密，是主体的秘密，也可能是别人的秘密，围绕主体担当相应职责的基本条件和担当职责的基本评判，会形成一个秘密的空间，使许多个人、组织陷入迷茫。如组织部门对某人是否有能力、有责任心、有道德进行考察，人们往往心知肚明，却出言谨慎，不便妄加评论，唯恐祸从口出，这往往使组织部门难以得到真实的必要的信息：主体对履行职责所需的信息是否掌握，他人能否有效提供，往往有很大的问题：对主体履行职责的好坏，其他人往往基于种种原因难以准确评判。
最后，昆明亭长朗然科技有限公司保密宣教专员董志军称：秘密大量产生并以不同方式存在，客观上加大了秘密主体的保密责任和难度，迫使人们必须按照其具体特点，采取合理的保密措施，做好相应的保密工作。
总之，秘密不是真空的，离不开政商环境，被人恶意利用是难免的，然而，我们可以加强修为，让保密工作更为阳光、正向、和谐。
将国家秘密和商业秘密的知悉范围“最小化”并作出书面记录是保障信息安全、保护国家利益和企业利益的重要措施。以下从法律、管理、技术以及社会责任等多个方面进行详细说明，论述其必要性和重要意义。
一、法律角度
1. 符合法律法规的要求
国家秘密的保护在各国法律中都有明确规定。例如，《中华人民共和国保守国家秘密法》明确要求，对国家秘密的知悉范围应根据工作需要严格限定；商业秘密的保护则受到《中华人民共和国反不正当竞争法》等法律的约束，要求企业采取合理措施防止商业秘密泄露。将知悉范围最小化并书面记录，符合相关法律的要求，有助于避免因泄密行为导致的法律责任。
2. 减少泄密风险
过多人员接触秘密信息会增加泄密的可能性，而“最小化”知悉范围是减少泄密风险的有效手段。书面记录可以形成责任追踪机制，为调查和追责提供依据。
二、管理角度
1. 提高信息管理效率
知悉范围的最小化有助于明确信息流转路径，防止信息滥用或无序扩散。通过限制知悉者的数量，可以更精准地管理和监控信息的使用。
2. 建立责任体系
书面记录可以明确每一位知悉者的责任范围。记录不仅能约束知悉者的行为，还能在出现问题时迅速定位责任人，防止推诿和逃避责任。
3. 降低管理成本
知悉范围的缩小减少了对信息传递和存储过程的管理需求，从而降低了整体管理成本。这种措施对于涉及大量敏感信息的国家机构或企业尤为重要。
三、技术角度
1. 防止技术泄密
在信息技术迅速发展的背景下，未经授权的接触可能导致信息通过网络、存储设备等途径泄露出去。通过知悉范围的最小化，可以降低敏感信息被非法获取或传播的技术风险。
2. 数据加密与访问控制的有效实施
在企业或机构内部，很多信息需要加密存储并进行访问控制。知悉范围的最小化可以减少授权需求，从而更高效地实施信息加密与权限分配。
四、社会责任角度
1. 保护国家安全与经济利益
国家秘密一旦泄露，可能会威胁国家安全，甚至导致严重的外交、军事或经济问题。商业秘密泄露则可能削弱企业竞争力，影响行业发展，甚至威胁国家经济安全。将知悉范围控制在最低限度，可以最大程度地避免此类风险。
2. 维护公众信任
无论是国家机构还是企业，其对秘密信息的保护能力直接关系到公众对其的信任度。如果频繁发生泄密事件，不仅会削弱公信力，还可能引发社会动荡或对企业形象的致命打击。
五、风险控制和防范
1. 防止内部人员作案
在许多泄密案例中，内部人员的行为是关键因素。通过缩小知悉范围，可以有效减少信息接触者的数量，从而降低内部人员作案的可能性。
2. 应对外部威胁
在知悉范围“最小化”的前提下，即使外部人员通过非法手段获取信息，也难以全面了解秘密内容。这种做法能够显著降低信息完整泄露的可能性。
六、为何要作出书面记录
1. 提供追责依据
书面记录可以明确谁在什么时间、因何需要接触哪些秘密信息。一旦发生泄密事件，这些记录为责任追溯提供了关键证据。
2. 强化行为规范
要求书面记录的程序可以起到提醒作用，让知悉者更清楚秘密信息的重要性，从而更加谨慎地对待相关信息。
3. 符合合规性审查要求
许多机构或企业需要接受合规性审查或评估，书面记录是证明信息管理合法合规的重要材料。
七、案例与经验教训
1. 国家秘密泄露的案例
某些国家或机构因未能严格限制知悉范围，导致国家秘密泄露，最终引发严重的政治或军事后果。例如，某国因一名普通员工意外泄露军事计划，造成了国防战略的重大调整。
2. 商业秘密泄露的案例
一些企业因内部管理松散，导致核心技术或客户资料泄露，结果被竞争对手利用，造成数百亿元的经济损失。这些案例都强调了知悉范围最小化和书面记录的重要性。
八、未来趋势与建议
1. 加强信息保护技术的应用
随着信息化的普及，利用区块链、人工智能等技术对信息访问进行智能化管理，可以进一步辅助实现知悉范围的最小化和书面记录。
2. 提高全员保密意识
在严格管理的同时，还需通过培训等手段，提高知悉者的保密意识，确保其充分理解最小化和记录的重要性。
3. 建立动态调整机制
根据信息的重要性和使用需求，动态调整知悉范围，确保既能满足工作需要，又能最大程度降低泄密风险。
结论
将国家秘密和商业秘密的知悉范围“最小化”并作出书面记录，不仅是法律的要求，更是保护国家利益、企业竞争力的重要措施。从法律、管理、技术、社会责任等角度分析，这一做法能够有效降低泄密风险、增强信息管理的效率与透明度。通过制定完善的管理制度、强化技术防护以及提升个人保密意识，可以进一步确保秘密信息的安全。
由于工作的需要，设计院、建设工程单位等机构有机会接触到涉及国家安全的秘密，保密工作一朝疏忽，就可能造成重大泄密。对此，昆明亭长朗然科技有限公司保密宣教教员董志军表示：让我们通过一个虚（真）构（实）的案例来学习，案例往往最有说服力。
2015年7月，某自治区有关部门在开展互联网安全检查时发现，某设计院有些联网计算机的主机硬盘上存储有军队“某专网交换设备改造工程”、某部“三级网络改造工程”、某部队“通信线路改造工程”和公安部门“金盾工程”编制工程方案、设计图纸及临时文件等六项通信工程800多份文件资料。
检查人员的第一反应是：这些资料涉嫌涉密！检查人员将资料下载并分析鉴别，认为具有一定的保密价值，如果其中涉及国家秘密，这将是一起严重的网络泄密事件，他们立即向自治区领导汇报。
自治区党委领导对此事高度重视，党委书记、副书记、秘书长等领导同志立即在汇报材料上作出重要批示，要求自治区保密局严肃查处。自治区保密局立即抽调精干力量，成立专案小组，迅速开展查处工作。准确鉴定密级是查处泄密案件的重要环节。2015年12月13日，自治区保密局在初步鉴定密级的基础上，提请国家保密局对涉嫌泄密的文件资料进行密级鉴定。国家保密局鉴定后确定，这批资料中，有1份属于机密级国家秘密，4份属于秘密级国家秘密。
经过专案小组一年时间的调查了解，案情终于大白：2008年底至2014年8月，某设计院分别承担了军地6家单位的通信工程项目。出于工程的需要，6家单位向设计院提供了与工程有关的信息资料。此外，设计院与建设工程项目有关的设计图纸、方案也属于涉密或敏感信息。设计院在完成项目后并未将留存在计算机主机中的上述信息及时清除。在此期间，设计院有关人员使用存储了涉密信息的计算机连接互联网，造成了泄密事件。
在专案小组的督促下，各涉案单位的相关责任人员受到了严肃的处理。某设计院对这起网络泄密事件的责任人进行了认定，认为该院项目经理赵某对这起泄密事件负有直接责任，分管副院长祖某负有领导责任，对二人分别给予行政记过处分。
2017年6月，设计院的上级主管单位某实业公司党委依据《中国共产党纪律处分条例》，给予赵某、祖某党内严重警告处分。某部队的上级部门依据保密法规对相关责任人进行了严肃处理，并以此次泄密事件为反面教材，对干部战士进行保密教育。
本案是连接互联网的计算机传输涉密信息的典型案例。由于连接互联网的计算机容易被植入木马窃密程序，在其中处理、传输涉密信息会导致泄密，所以一直是保密检查的重点，在实际工作中必须严格禁止。
（1）忠于祖国，忠于人民。坚决维护国家主权和民族尊严，不说不利于祖国的话，不做有损国格、人格的事；严禁赌博、酗酒。
（2）严格遵守外事纪律，请示、报告制度。与单位外事部门保持联系，及时报告出访的活动情况；出访期间的对外联系，服从统一领导。如果是因私出国（境），于行前将突发事件国内联系方式告知单位人事部门；记住我驻所在国（地区）使领馆和我驻外机构的电话、地址。
（3）开展工作会谈，之前召开预备会，统一口径、统一会谈“底线”、统一发言人。不谈论非事先拟定的无统一口径的话题，重要会谈指定专人负责保密提醒。
（4）不同外国机构和外国人私自交往。在对外交往的过程中，行动符合身份，言论掌握分寸，礼貌合乎常规；遵守所在国法律，尊重所在国的风俗习惯。
（5）严守国家秘密，执行保密法规。严防窃照、窃听、跟踪和泄露国家秘密，对外交谈不涉及国家秘密、我内部事项。如果是因私出国（境），不暴露本人工作单位、工作内容。
（6）提高警惕，防奸、反谍、反策反、防敌特破坏和绑架，遇可疑情况，向我驻外使领馆报告。如果是因私出国（境），不因与外国人拍摄，而将本人声像信息留予外方；不暴露与本人家庭有关的任何信息。
（7）不擅自携带密品、涉密文件资料、内部证件以及记有内部信息的笔记本、便携式计算机等出国（境）。
（8）妥善处理获得的技术资料和实物。
（9）不擅自进入外方人员住所、办公室或工作区域，确因涉外工作需要进入的，应按约定由外方人员陪同，并由中方翻译、工作人员陪同；同时，不擅自将外方人员带入中方工作区域或驻地。
（10）不擅自向外方人员赠送或接受其物品；不擅自陪同外方人员外出活动或游玩。