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在机关单位日常工作之中，涉密文件的保密管理并非单独个人所能独立完成，毕竟，这是一个需要协同合作的庞大且复杂的组织系统。在涉密文件运转的整个过程中，不可避免地会存在多名经手人员，只要其中一人发生疏忽，那么整个保密防线即将被突破。对此，昆明亭长朗然科技有限公司安全保密宣教服务专员董志军称：涉密信息有一个“生命周期”的概念，除非到了最后的“解密”或“销毁”环节，从初期的生成、存储，到中期的传输、访问、展示和使用，多个环节都有可能因为涉密人员工作的不慎，而导致失密或泄密情况发生，进而落入人们常讲的“百密一疏”困境。因此，成功的保密工作是全线涉密人员共同努力的结果。接下来，我们从媒体披露过的几起案件，看一看防范文件泄密的几个环节。
2015年5月，有关部门在工作中发现，某县县委宣传部一台连接互联网计算机违规存储、处理国家秘密信息。经查，该计算机使用人为工作人员易某。同年3月，工作人员陈某在交接工作过程中，贪图省事，未按规定履行工作交接手续，在未告知相关领导及同事的情况下，私自将移动硬盘中的部分涉密文件与非涉密文件一并拷贝至易某使用的非涉密计算机上。经查，内含3份秘密级文件。易某接手工作后，工作量激增，未能及时对陈某交接的电子文件一一过目，导致对该情况未能及时发现并作出正确处理。
2016年12月，有关部门在工作中发现，某参公事业单位研究室主任蒋某在连接互联网的计算机中违规存储、处理大量涉密材料，其中绝密级国家秘密1份、机密级国家秘密12份、秘密级国家秘密59份，涉及国家秘密数量多、时间跨度大。经查，蒋某为转业干部，曾辗转部队多个部门工作，业务经验丰富。该计算机中存储、处理的涉密文件为其2008年转业时私自留存。据蒋某称，其日常有收集资料的习惯，认为这种做法对新岗位熟悉工作帮助很大。
2018年4月，某市机要部门通知原市检验检疫局服务中心文件专管员周某紧急去取一套涉密文件，但周某忙于手头其他工作，难以走开。周某认为，取文件而已，反正谁去都一样，便未向分管领导报告，私自委托新入职尚未接受保密培训的驾驶员赵某帮其代领。赵某领取文件后，出于炫耀心理，在返回途中于车内私自用手机将其中3份机密级文件首页进行拍照，并实时在微信群“相亲相爱一家人”中发布，造成泄密。
2019年2月，某市政府业务部门工作人员望某在办公室加班整理文件时，发现一份传阅的机密级会议纪要对业务工作具有很强的指导和借鉴意义，便产生了全文留存以便学习参考的想法。望某知道，按规定若想留存密件需履行报批手续并使用涉密复印机进行复印，但涉密复印机由单位文印室统一管理，已经锁门。此时的望某已十分疲惫，实在不想第二天再“折腾”了，便关了办公室的门，偷偷用手机对该文件进行了拍照，并使用手机软件对拍摄的涉密文件进行文字识别后发送至自己的办公用互联网计算机上，转化为Word文档进行编辑。
看到这么多失泄密隐患和案例，表面上看，涉事人员的错误行为似乎都有一些“道理”，比如私自委托不属于涉密文件知悉范围的新入职人员去收取密件导致泄密的情况，看起来好像是新入职驾驶员的炫耀心理，其实是对保密管理制度的忽视、是心存侥幸的表现。再比如那个交接工作的案例，工作人员似乎认为应该“无私”地将所有文件都给到接任者，进而为对自己传阅的文件不认真审阅，未能及时发现文件密级、保密期限、发放范围等核心要素，导致涉密文件没能被作出及时正确的处理。还比如偷偷拍照的案例，该人员为参考学习的出发点是好的，但是明知不符合保密规定，仍然违规私自拍照上传至互联网计算机中等，给涉密文件的泄露开了一个大口子。
通过案情分析，我们的涉密人员应长见识，俗话说：他山之石，可以攻玉。与故意卖密牟利、对外提供等极端恶劣情形不同，机关工作中涉密文件的丢失、泄露多是过失或对相关后果预料不足所致，因此各级领导干部和涉密人员首先要摆正自己的保密态度，将国家利益时刻放在首位，严禁将密件作为实现个人目的的工具和手段，绝不能将个人利益凌驾于国家秘密安全之上。不能因时间紧、任务重就放松了工作标准和要求，坚决杜绝各种图便利、走捷径的行为。真正确立“文件保密一盘棋”的思想，从自身做起，严格遵守保密纪律。
各位涉密人员请牢记：洁身自好，慎独自持。对此，昆明亭长朗然科技有限公司董志军补充说：今天的大意懒散和耍小聪明可能让您侥幸逃过今天，但是也会导致明天的悲剧代价。严守保密工作纪律，规规矩矩做人，认认真真做事，方得太平方得始终。我们积极探索和完善安全、保密与合规宣传教育新机制，初步形成了一整套新时代的安全保密宣传教育方案，欢迎有兴趣的安全保密人员联系我们，洽谈业务合作。